So behalten Sie Ihre Bestellungen im Blick und vereinfachen Ihren Warenannahme-Prozess

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen den richtigen Umgang mit Bestellungen im Handwerk und geben Ihnen ein System an die Hand, mit dem Sie den Überblick über Ihre getätigten Bestellungen behalten und geliefertes Material bei der Warenannahme einfacher zuordnen können.

Das sollten Sie bei der Bestellung von Ware beachten:

Zuallererst ist es einmal wichtig auf welche Art und Weise Sie Ihre Bestellungen tätigen. Ob per Mail, Fax oder Online bleibt Ihnen überlassen — wichtig ist vor allem, dass die Bestellungen in Textform nachverfolgt werden können. Telefonische Bestellungen sind nicht zielführend, da diese nicht von anderen Mitarbeitenden eingesehen bzw. nachvollzogen werden können.

Bei Kommissionsbestellungen (Material, dass speziell für ein Projekt bestellt wird) sollte idealerweise gleich bei der Bestellung eine Kommissionsnummer mitgegeben werden, sodass diese später auch gleich auf dem Lieferschein steht. So kann die Ware bei der Warenannahme leichter zugeordnet werden.

EXKURS: Mithilfe der Endziffer einer Kommissionsnummer lässt sich das Material später im Kommissionslager unmissverständlich zuordnen. Lautet die Kommissionsnummer z.B. 1502118 wird das für den Auftrag bestellte Material auf den Kommissionsplatz oder das -Fach mit der Nummer 8 gestellt.

Ist eine Bestellung abgeschickt, bestätigt der Lieferant diese in der Regel mittels einer Auftragsbestätigung.

Eine Kopie aller getätigten Bestellungen wird bei den Kundenunterlagen abgeheftet bzw. digital gespeichert. Nur so sind andere Mitarbeitende in der Lage nachzuvollziehen, welche Bestellungen bereits getätigt worden sind.

Darüber hinaus wird die Bestellung in einem entsprechenden Ablagesystem zur Wiedervorlage angelegt.

Wiedervorlage: Bestellungen jederzeit im Blick & vereinfachte Warenannahme

Ein Ablagesystem zur Wiedervorlage hilft Ihnen dabei Ihre Bestellungen im Blick zu behalten und ist zudem wichtig für die spätere Warenannahme & Wareneingangsprüfung.

Am besten eignet sich hierfür ein Register, welches aus 31 schräg angeordneten DIN A4 Fächern besteht. Die einzelnen Fächer werden dabei von 1 bis 31 durchnummeriert – entsprechend der möglichen Tage eines Monats. Dieses Register zur Wiedervorlage sollte im Bereich der Warenannahme stehen.

Ausgelöste Bestellungen werden in der Wiedervorlage verwaltet. Dafür werden die Auftragsbestätigungen an dem zu erwartenden Liefertermin in die Wiedervorlage gesteckt.

WICHTIG: Nur, wenn alle Bestellungen konsequent an der Wiedervorlage einsortiert werden, können alle gelieferten Waren kontrolliert und eindeutig zugeordnet werden.

Die zuständige Person für die Warenannahme & Wareneingangsprüfung (es ist wichtig, dass es hier klare Verantwortlichkeiten im Betrieb gibt!) kontrolliert täglich alle eingehenden Lieferungen.

• Wird das Material nicht an angegebenen Lieferdatum geliefert, wird der Besteller informiert, sodass dieser sich mit dem Lieferanten in Verbindung setzen und alle notwendigen Schritte einleiten kann.
• Gleiches gilt, wenn bei der Lieferung Artikel fehlen, die auf der Bestellung angegeben sind.
• Erfolgt die Lieferung gemäß der Bestellung, werden AB und Lieferschein zusammengeheftet und im „Postfach Büro“ abgelegt.

Sie haben noch Fragen zum Thema Bestellprozesse oder Warenannahme? Dann sprechen Sie uns unverbindlich an und wir beraten Sie gerne!