Artikelverwaltung mittels Standardartikelliste – Aufbau & Nutzen

Jede Lageroptimierung im Handwerk sollte zunächst mit einer Bestandsaufnahme des eigenen Lagers beginnen. Dabei muss sich jedes Unternehmen zuallererst die Frage stellen „Welche Artikel will ich lagern bzw. was muss im Lager vorrätig sein?“.

Je nach Branche- bzw. Gewerk sind das im Handwerk zwischen 1000 und 3500 verschiedene Artikel, die am Lager bevorratet und immer wiederkehrend benötigt bzw. nachbestellt werden.

Diese permanent zur Verfügung stehenden Produkte müssen definiert und in einer sogenannten Standardartikelliste festgehalten werden. Diese Liste legt die Basis für die Artikelverwaltung und die gesamte Lageroptimierung.

Grundsätze der Artikelverwaltung: Standardmaterial vs. Kommissionsmaterial

Sämtlicher Materialfluss im Betrieb muss zunächst einmal in zwei Kategorien abgegrenzt werden: Standardmaterial & Kommissionsmaterial.

⇒ Beim Standardmaterial handelt es sich um alle Artikel, welche vorrätig sein müssen, um den eigenen Betrieb arbeitsfähig zu halten. Diese werden in großen Mengen verbraucht und regelmäßig nachbestellt.

⇒ Beim Kommissionsmaterial handelt es sich um Material, welches speziell für eine bestimmte Baustelle bestellt wurde. Meist wird dieses direkt auf die Baustelle geliefert oder im Wareneingang des Lagers direkt dafür im Kommissionsregal gebündelt gelagert.

Für eine effektive Artikelverwaltung und Lagerorganisation sollten Sie in Ihrem Betrieb nur Standardmaterial lagern. Kommissionsmaterial hat weder im Lager, noch in Ihrer Standardartikelliste etwas zu suchen.

Von allen Artikeln, die nicht in die Standardartikelliste aufgenommen wurden, ist eine mittelfristige Trennung empfehlenswert, da diese nur selten benötigt werden und lediglich den Lagerbestand in die Höhe treiben.

Aufbau einer Standardartikelliste zur Artikelverwaltung

Es empfiehlt sich Ihre Standardartikelliste in einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Excel) digital zu erstellen. Hier können Sie ganz einfach Ihre Standardartikel zusammen mit allen relevanten Informationen zu den Artikeln in den einzelnen Zeilen abspeichern bzw. jederzeit korrigieren. Auch der Austausch zwischen Branchensoftware / Lagerverwaltungssoftware und Lieferanten wird dadurch enorm beschleunigt.

Folgende Merkmale/Informationen sollten Sie unbedingt in Ihrer Standardartikelliste führen:

• Eine vollständige Bezeichnung der Produkte in 1 bis 3 Spalten (siehe Spalte D und E)
• Eine fortlaufende Nummer für jeden gelisteten Artikel (siehe Spalte A)
• Eine fest definierte Mindestmenge, die immer am Lager vorrätig sein muss (siehe Spalte F)
• Einen Maximalbestand, der nicht überschritten werden sollte, um gebundenes Kapital zu minimieren (siehe Spalte G)

Für eine noch bessere Artikelverwaltung können Sie Ihre Standardartikelliste natürlich noch mit weiteren sinnvollen Informationen ergänzen:

• Definition der Lagerorte
• Zusammenfassende Artikelgruppen
• Einheiten zu den MIN- und MAX-Mengen (z.B. Stück, Pack, Rolle oder Karton)
• Artikelnummern der Lieferanten
• …

Die Erhebung der Daten für die Standardartikelliste ist natürlich immer mit Mühe und Arbeit verbunden. Um Ihnen die Arbeit der Erstellung allerdings ein Stück weit zu erleichtern, finden Sie hier einige Hilfsmittel, die Sie nutzen können:

• Lieferscheine von Lieferanten und Partnern
• Online-Shops bzw. Kataloge der Lieferanten
• Branchensoftware mit Datenstamm
• Lieferhistorien können von guten Partnern schon als Excel-Datei angefordert werden
• Verpackungen von Produkten

Vorteile der Artikelverwaltung mit Standardartikelliste

Sie wissen nun, dass in der Artikelverwaltung zwischen Standardmaterial und Kommissionsmaterial unterschieden werden sollte und wie Sie Ihre Standardartikelliste aufbauen bzw. erstellen. Aber warum der ganze Aufwand?

Sich intensiv mit den eigenen Standardartikeln auseinanderzusetzen und möglichst nur diese zu lagern, bietet zahlreiche Vorteile:

• geringerer Lagerbestand und somit geringeres totes Kapital
• Artikel können festen Plätzen in Ihrem Lager zugeordnet werden
• mehr Platz bzw. Lagerkapazität für Artikel, die wirklich gebraucht wird – höherer Lagerdurchsatz
• gewonnener Platz kann auch anders genutzt werden z.B. als Kommissionslager oder Retourenplatz
• Kenntnis über Artikel, die im Lager sind, vermeidet unnötige Bestellungen
• geringere Kosten bei der Materialbeschaffung
• deutlich weniger eilige Fahrten zum regionalen Großhändler
• weniger und kürzere Suchzeiten, da Menge und Ort der Artikel bekannt und definiert ist.

Sie sehen also, dass sich der Aufwand der Erstellung einer Standardartikelliste durchaus lohnt. Haben Sie Ihre Standardartikel einmal definiert, haben Sie bereits großen Schritt in Ihrer Lageroptimierung getan. So lassen sich aus dieser Liste bei der späteren Regalplanung sehr einfach die Lagerplätze im Regal in Größe und Anzahl bestimmen und auch für die spätere Verwaltung Ihrer Lagerartikel durch eine digitale Lagerverwaltungssoftware wie z.B. OrKan ist die Standardartikelliste maßgeblich.

Sie haben noch Fragen zum Thema Standardartikelliste oder benötigen Unterstützung bei der Optimierung Ihres Lagers? Dann sprechen Sie uns unverbindlich an und wir beraten Sie gerne!